Aktuel arkiv

Den aktuelle arkiv er den første fase af livet i arkivet, i hvert fald ifølge teorien og den italienske lovgivning. I indeværende periode har vi fødslen af ​​den dokumentation, som nu betragtes som "arkiv", i modsætning til fastsættelsen af ​​den germanske, hvor denne fase kaldes "registratura nuværende".

Livet arkiv

I den nuværende periode butikken var født eller modtage nye kort, som er skabt gennem det naturlige forløb af skaberen. For eksempel den producerer korrespondance, beslutninger, handlinger osv

Den nuværende arkiv for lov indeholder alle de praksis og åbne alle praksis lukkede i indeværende kalenderår. Det kan ske derefter, at den nuværende arkiv indeholder også materiale kronologisk ujævnt produceret i forskellige år. Den praksis åben virkeligheden, i tilfælde af særlig kompleksitet, kan forblive i vækst, selv i årtier.

Den nuværende arkiv er en meget delikat øjeblik i livet i et arkiv, fordi en organisation forkert eller uregelmæssige i hvert fald fra begyndelsen, er det usandsynligt, at være korrekt i de senere faser.

De nuværende arkiv formål har væsentlige praktiske, administrative og juridiske: Der kan stadig blive anerkendt med henblik på en historisk, typisk for den fase af de historiske arkiver.

Forvaltning af det aktuelle arkiv

Private arkiver

I Italien, private enheder ikke er omfattet af særlige regler om arkiver, for hvilke forvaltningen af ​​det nuværende arkiv, som de andre faser, er gratis. Kun nogle typer dokumenter, især relateret til kvitteringer og regnskabsmæssig betaling, skal opbevares i henhold til særlige standarder for en vis årrække.

Undtagelser er private arkiver af historisk særlig relevant,, der ligner offentlige registre.

Offentlige registre

For den offentlige der i stedet for præcise regler, der angiver kriterierne for at organisere og gemme filen, der starter fra den nuværende fase. Principperne for denne standard er bevarelsen af ​​hukommelse og dens brug af Fællesskabet, inden for rammerne af loven. Disse principper eksisteret i Italien selv under præ-forening, selv om enkelte bestemmelser var forskellige fra stat til stat. I løbet af Napoleons periode den blev indført til protokollen log, der udviklet en ny form for organisering af den offentlige sektor, baseret på klassificeringsplanen for klassificering.

Protokol

Protokollen er registeret, hvorpå der er skrevet til gradvist at dokumenter og registrerer indkommende og udgående fra motivet. Denne optagelse, hvis den gennemføres i overensstemmelse med loven, en institution i den offentlige og anerkendt sikkerhed, at "sejre" i tilfælde af en retssag. Protokol, som er den vigtigste register over den aktuelle arkiv, er kendt for hvert dokument output eller input et serienummer, datoen for modtagelsen eller afsendelse, afsender eller modtager, og dokumentet resumé, der er en meget kort resumé af indholdet. Til disse data, der kræves ved lov siden 1897 i Italien, vi tilføje nogle data tilbehør, blandt hvilke er blevet af afgørende betydning henvisningen til klassificeringsplanen for klassificering.

Klassificeringsplanen for klassificeringen er en liste over de færdigheder i organisationen, der hver svarer til et andet nummer eller et symbol; for hver kompetence derefter opført i de forskellige afdelinger eller klasser, det vil sige alle de forskellige typer dokumenter, som hvert kontor. Denne klassifikation anvendes til at route dokumenter fra kontoret af protokol kontorer og i slutningen af ​​året, der bruges til at lukke den aktuelle arkiv og indstil mapperne til arkivet opbevaring.

Organisering af Dokumentation

Når det kommer til at indføre en organisation ledelse dokument praksis, er det vigtigt at strukturere arkivet i henhold til den struktur og aktiviteter for skaberen, med en vis valgfrihed af de mest passende form. For nogle mennesker kan det være nyttigt at opdele kortene i sæt for hver forretningssegment eller for hvert geografiske område, hvor den opererer, eller endda hvis du har et begrænset antal eksterne kontakter, for hver enkelt kunde / leverandør, i alfabetisk rækkefølge.

For små strukturer kan undertiden være tilstrækkeligt blot kronologisk, med fremlæggelse af dokumenter, der indgår i en enkelt fil, i rækkefølge efter ankomst. Andre gange arkivenheder er inddelt i henhold til de medier: trykte materialer, materialer på optiske medier eller computer mv

Serien

Den "serien" i arkivering er en logisk sted at indsamle dokumentation. Der kan vælges en række dokumenter til emnet, for kronologi eller aktiviteter.

  • Division med emner eller emner, der engang var på mode, er en smule "mere risikabelt, fordi det ofte forstyrrer frivillige valg, selv tvunget, den naturlige ophobning af dokumentation, gør svække arkivers bond naturligt. Som et eksempel, kunne en virksomhed indsamle under hver fil alle dokumenter og registreringer vedrørende et projekt, fra kontakter med kunden, til de projekter, de evalueringer, økonomiske / finansielle, tekniske rapporter, op til de endelige fakturaer og levering dokumenter .
  • Den kronologiske opdeling er den mest naturlige, men det er ofte upraktisk at bruge det som en "første niveau", især i fag komplekse producenter; skal også beslutte, om at bruge en kronologisk knyttet til datoen faktisk fastgjort til skriftlig erklæring eller, oftere, datoen for modtagelse og registrering.
  • Divisionen mere bruges derefter følgende funktioner og artikulation af skaberen af ​​dokumentationen; Dette er især udbredt i det offentlige, som har en række sektorer og færdigheder henføres institutionelt, som hver har en række kontorer, der er oprettet: arkivering aktiviteter, så der er ikke noget, men at følge i den bureaukratiske struktur skaberen.

Lukning af den nuværende arkiv

Institutionelt i de første femten dage af januar vi går over til afslutningen af ​​det indeværende år netop afsluttet. Den arkivar ansvarlig lukker protokollen loggen og vises i alle individuelle kontorer til at indsamle alt papirarbejdet afsluttet, samle dem i serie, der er samlet igen efter koderne for klassificeringsplanen for klassificering.

Uden denne operation, bliver materialet overføres til arkivet opbevaring, hvor det bliver oplagret i 40 år.

Forrige artikel Allegori af fornøjelserne
Næste artikel Apteryx